KIS-Wechsel im laufenden Betrieb: Risiken & Best Practices

Der Marktdruck: Warum viele Kliniken jetzt handeln müssen

Das Krankenhausinformationssystem (KIS) ist das operative Rückgrat jeder Klinik. Es steuert Patientenverwaltung, klinische Dokumentation, Abrechnung und Kommunikation zwischen Abteilungen. Ein Wechsel ist deshalb kein IT-Projekt unter vielen – er ist ein Transformationsprojekt mit unmittelbaren Auswirkungen auf die Patientenversorgung.

Aktuell gibt es zwei wesentliche Markttreiber, die viele Häuser unter Zugzwang setzen:

SAP IS-H-Abkündigung: SAP hat die Industry Solution Healthcare (IS-H) zum Ende des Jahres 2030 abgekündigt und bietet keine Nachfolgelösung an. Mehr als 30 Prozent der deutschen Krankenhäuser nutzen IS-H als Kernsystem. Für sie ist der Wechsel unausweichlich – die Frage ist nur, wann und zu welchem System.

i.s.h.med von Cerner/Oracle: Auch die von vielen Universitätskliniken eingesetzte Lösung i.s.h.med ist in ihrer Verfügbarkeit eingeschränkt. Betroffene Einrichtungen haben bis Ende 2030 Zeit für eine Migration – ein Vorhaben, das bei Hochschulkliniken aufgrund der Komplexität erfahrungsgemäß 4 bis 6 Jahre in Anspruch nimmt.

Hinzu kommt: IT-Abteilungen in Kliniken sind derzeit durch parallele Anforderungen aus KHZG-Umsetzung, ePA-Integration, NIS-2-Compliance und Telematikinfrastruktur bereits stark ausgelastet. Projekte, die früher geplant werden, haben bessere Chancen auf qualifizierte Dienstleister und realistische Zeitpläne.

Typische Risiken bei KIS-Projekten

KIS-Migrationen gelten als besonders risikobehaftet. Die Ursachen sind struktureller Natur:

Datenmigration: Klinische Daten über viele Jahre – von Patientenstammdaten über Befunde bis zu Abrechnungshistorien – müssen verlustfrei und validiert in das neue System überführt werden. Migrationsqualität ist schwer vollständig zu testen und zeigt sich oft erst im produktiven Betrieb.

Prozessveränderung: Ein KIS-Wechsel ist kein 1:1-Austausch. Neue Systeme bilden Prozesse anders ab. Was im alten System als Workaround funktionierte, muss im neuen System neu geregelt werden. Ohne sorgfältige Prozessanalyse im Vorfeld entstehen Reibungsverluste im Betrieb.

Parallelbetrieb und Cut-Over: Die Umschaltung von Alt- auf Neusystem ist der kritischste Moment. Ein Big-Bang-Wechsel mit harter Deadline und Notfall-Rollback-Plan stellt andere Anforderungen als ein gleitender Parallelbetrieb. Beide Ansätze haben Vor- und Nachteile.

Abrechnungskontinuität: Unterbrechungen in der DRG-Abrechnung haben unmittelbare liquiditätswirksame Folgen. Übergänge müssen so geplant sein, dass die Abrechnungskette nicht reißt.

Schnittstellenkomplexität: Ein KIS steht nicht alleine. Angebundene Systeme – RIS, PACS, Labor, Apotheke, Medizintechnik, Telematikinfrastruktur – müssen alle getestet und migriert werden. Jede Schnittstelle ist ein eigenständiges Risiko.

Widerstand bei klinischen Anwendern: Ärzte und Pflegepersonal arbeiten täglich mit dem KIS. Systemwechsel im laufenden Betrieb ohne ausreichendes Change Management führen zu Akzeptanzproblemen, die sich direkt auf die Systemnutzung und Dokumentationsqualität auswirken.

Was sich in der Praxis bewährt hat

Aus abgeschlossenen Projekten – darunter etwa der KIS-Wechsel am Städtischen Klinikum Solingen, der von Projektstart bis Go-Live unter 14 Monate dauerte – lassen sich folgende Erfolgsfaktoren ableiten:

Frühzeitige Projektinitiierung: Wer 2026 oder 2027 mit der Anforderungsanalyse beginnt, hat bei einer europaweiten Ausschreibung (Pflicht bei Überschreitung des Schwellenwerts) noch ausreichend Vorlauf. Europaweite Vergabeverfahren dauern je nach Komplexität sechs bis zwölf Monate. Anschließend folgen Vertragsverhandlung, Implementierung und Go-Live.

Standardisierung statt Individualentwicklung: Vorkonfigurierte Standardlösungen auf Basis erprobter Blueprints reduzieren Projektaufwand erheblich. Kliniken, die auf maximale Individualanpassung bestehen, riskieren längere Projektlaufzeiten und höhere Folgekosten für Updates.

Interoperabilitätsplattformen nutzen: Eine Integrationsplattform entkoppelt das KIS von den Fremdsystemen und vereinfacht die Datenmigration. Sie schafft zudem die Voraussetzung für spätere Erweiterungen – etwa für KI-gestützte klinische Entscheidungsunterstützung oder Forschungsanbindungen.

Klar definierter Projektauftrag mit Geschäftsführungsmandat: KIS-Projekte scheitern häufig nicht an technischen, sondern an organisatorischen Problemen. Fehlende Entscheidungsbefugnisse im Projektteam, unklare Anforderungspriorisierung und mangelnde Ressourcenfreigabe sind die häufigsten Ursachen für Verzögerungen. Ein explizites Geschäftsführungsmandat mit definiertem Eskalationsweg ist Grundvoraussetzung.

Pilotabteilung und gestaffelter Rollout: Wo möglich empfiehlt sich ein Pilotbetrieb in einer ausgewählten Abteilung vor dem flächendeckenden Go-Live. Das reduziert das Risiko im Produktivstart und liefert wertvolles Feedback für die Feinabstimmung.

Datenschutz und IT-Sicherheit von Beginn an: Das BSI hat 2025 erstmals dedizierte Handlungsempfehlungen für den sicheren Betrieb von KIS-Systemen (SiKIS) veröffentlicht. Diese sollten in die Ausschreibungsunterlagen und Lieferantenanforderungen einfließen.

Ausschreibung: Was bei der Anbieterauswahl zählt

Der deutsche KIS-Markt ist überschaubar. Die relevanten Anbieter sind bekannt; die Differenzierung liegt in der Tiefe der Branchenprozesse, der Migrationserfahrung, dem Support-Modell und der Roadmap-Stabilität. Bei der Anbieterbewertung sollten folgende Aspekte systematisch bewertet werden:

• Referenzen für vergleichbare Migrationen (Bettenzahl, Trägerstruktur, Systemumgebung)
• Konkrete Datenmigrationsstrategie und Migrationstools
• Schulungs- und Change-Management-Konzept
• Schnittstellen-Standardisierung (HL7 FHIR, IHE-Profile)
• Anbindung an die Telematikinfrastruktur und ePA
• Langfristige Produktstrategie und Entwicklungsroadmap

Ein KIS-Wechsel ist eine der kostspieligsten und folgenreichsten IT-Entscheidungen, die ein Krankenhaus treffen kann. Wer diesen Prozess mit strukturierter Vorbereitung, realistischem Zeitplan und klarem Projektmandat angeht, erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit erheblich.